Virtuaalitiimissä on kyse tiedon, taidon ja asiantuntijoiden yhteen kokoamisesta. Virtuaalisessa ympäristössä on mahdollista yhdistää ihmisiä ja organisaatioita työskentelemään ilman fyysisiä, kulttuurillisia tai aikataulullisia esteitä. Virtuaalisessa tiimissä tiimin jäsenet työskentelevät fyysisesti eri paikoissa ja yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti tietokonepohjaisilla viestintävälineillä. Tiimien jäsenten valinta perustuu tyypillisesti kyseisen alan asiantuntijuuteen. Virtuaalisuuden aste vaihtelee tiimeissä riippuen työn tai tutkimusongelman luonteesta ja vaatimuksista. Virtuaalitiimit ovat tyypillisesti projektiluonteisia ja määräaikaisia. Kun tiimille asetettu tavoite saavutetaan tai määräaika täyttyy, tiimi luonnollisesti hajoaa.

Virtuaalitiimien suurimmat hyödyt ovat niiden joustavuudessa. Virtuaalitiimien toiminta ei ole sidoksissa fyysisiin toimitiloihin, aikatauluihin tai yrityskulttuuriin. Tiimien toiminnassa on matala hierarkia ja ratkaisujen hakemiseen osallistuvat kaikki tiimin jäsenet. Virtuaalitiimissä on vaivatonta yhdistää asiantuntijoita riippumatta fyysisestä sijainnista, ikäluokasta, kulttuurista tai ammattialasta. Virtuaalitiimin jäsenenä voi tavoitteesta riippuen olla jäseniä monilta eri aloilta, ja jopa keskenään kilpailevista yrityksistä. Virtuaalitiimiä voisikin joissain tapauksissa kuvailla ”puolueettomaksi” toimintaympäristöksi.

Virtuaalitiimin toiminnan esteenä voivat olla ongelmat liittyen työkulttuuriin tai teknisiin sovelluksiin. Perinteinen hierarkinen johtamismalli ja yrityskulttuuri voivat aiheuttaa tiimin ja sen jäsenten toiminnalle ongelmia. Myös tietokonepohjainen viestintä vaatii kaikilta tiimin jäseniltä sekä laitteita, että tietoa ja taitoa eri sovellusten käyttöä varten.

Esimiestyön kannalta virtuaalitiimin johtamisessa haasteena on riittävä ja oikea-aikainen viestintä. Esimiehen tulee työssään huomioida tiimin jäsenten fyysinen sijainti, mahdolliset eri aikavyöhykkeet ja yksilölliset työtehtävät. Viestinnän tulee olla sekä koko tiimiä koskevaa, että yksilöllistä. Esimiehen tulee antaa koko tiimin toiminnalle suunta, ja tarvittaessa myös korjata sitä yksilötasolla. Esimiehen vastuulla on myös organisoida ja aikatauluttaa koko virtuaalitiimin yhteydenpito erilaisilla tietoteknisillä sovelluksilla.

Virtuaalitiimin yhteydenpitoon on tarjolla monia eri työkaluja. Perinteisen sähköpostin lisäksi tiimi voi kommunikoida esim. Skypen, Facebookin, Whatsappin tai Google drivin avulla. Virtuaalitiimin viestinnässä kaikki sosiaalisen median sovellukset ovat hyvin käyttökelpoisia ja niihin muodostettavat ryhmät lisäävät tiimin yhteyden tunnetta. Luonnollisesti sosiaalista mediaa käytettäessä toteutuu myös tiimin tärkeä välitön sisäinen dialogi ja tiedonsiirto. Vaikka sosiaalisen median eri sovelluksissa löytyykin käyttöteknisiä eroavaisuuksia, toteuttavat ne kaikki samaa tehtävää tiimin toiminnassa.

Kokeilin tehtävänannon mukaisesti jotain itselleni uutta tietokonepohjaista tiedonsiirtotapaa; Skypeä kuvan kanssa. Skypessä keskustellessani tuli väistämättäkin mieleeni myös sen arveluttava puoli. Kun puhutaan videopuhelusta, puhutaan myös puhe ja esiintymistekniikasta. Monia asia voi jäädä huomiotta tai saada turhaa huomiota, riippuen siitä kuka sen esittää, ja miten. Virtuaalitiimien vahvuus on kerätä asiantuntijat samaan foorumiin. Mutta asiantuntijuus ja esiintymistaito eivät läheskään aina tule samassa paketissa…