Virtuaalitiimissä on kyse tiedon, taidon ja asiantuntijoiden yhteen kokoamisesta. Virtuaalisessa ympäristössä on mahdollista yhdistää ihmisiä ja organisaatioita työskentelemään ilman fyysisiä, kulttuurillisia tai aikataulullisia esteitä. Virtuaalisessa tiimissä tiimin jäsenet työskentelevät fyysisesti eri paikoissa ja yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti tietokonepohjaisilla viestintävälineillä. Tiimien jäsenten valinta perustuu tyypillisesti kyseisen alan asiantuntijuuteen. Virtuaalisuuden aste vaihtelee tiimeissä riippuen työn tai tutkimusongelman luonteesta ja vaatimuksista. Virtuaalitiimit ovat tyypillisesti projektiluonteisia ja määräaikaisia. Kun tiimille asetettu tavoite saavutetaan tai määräaika täyttyy, tiimi luonnollisesti hajoaa.

Virtuaalitiimien suurimmat hyödyt ovat niiden joustavuudessa. Virtuaalitiimien toiminta ei ole sidoksissa fyysisiin toimitiloihin, aikatauluihin tai yrityskulttuuriin. Tiimien toiminnassa on matala hierarkia ja ratkaisujen hakemiseen osallistuvat kaikki tiimin jäsenet. Virtuaalitiimissä on vaivatonta yhdistää asiantuntijoita riippumatta fyysisestä sijainnista, ikäluokasta, kulttuurista tai ammattialasta. Virtuaalitiimin jäsenenä voi tavoitteesta riippuen olla jäseniä monilta eri aloilta, ja jopa keskenään kilpailevista yrityksistä. Virtuaalitiimiä voisikin joissain tapauksissa kuvailla ”puolueettomaksi” toimintaympäristöksi.

Virtuaalitiimin toiminnan esteenä voivat olla ongelmat liittyen työkulttuuriin tai teknisiin sovelluksiin. Perinteinen hierarkinen johtamismalli ja yrityskulttuuri voivat aiheuttaa tiimin ja sen jäsenten toiminnalle ongelmia. Myös tietokonepohjainen viestintä vaatii kaikilta tiimin jäseniltä sekä laitteita, että tietoa ja taitoa eri sovellusten käyttöä varten.

Esimiestyön kannalta virtuaalitiimin johtamisessa haasteena on riittävä ja oikea-aikainen viestintä. Esimiehen tulee työssään huomioida tiimin jäsenten fyysinen sijainti, mahdolliset eri aikavyöhykkeet ja yksilölliset työtehtävät. Viestinnän tulee olla sekä koko tiimiä koskevaa, että yksilöllistä. Esimiehen tulee antaa koko tiimin toiminnalle suunta, ja tarvittaessa myös korjata sitä yksilötasolla. Esimiehen vastuulla on myös organisoida ja aikatauluttaa koko virtuaalitiimin yhteydenpito erilaisilla tietoteknisillä sovelluksilla.

Virtuaalitiimin yhteydenpitoon on tarjolla monia eri työkaluja. Perinteisen sähköpostin lisäksi tiimi voi kommunikoida esim. Skypen, Facebookin, Whatsappin tai Google drivin avulla. Virtuaalitiimin viestinnässä kaikki sosiaalisen median sovellukset ovat hyvin käyttökelpoisia ja niihin muodostettavat ryhmät lisäävät tiimin yhteyden tunnetta. Luonnollisesti sosiaalista mediaa käytettäessä toteutuu myös tiimin tärkeä välitön sisäinen dialogi ja tiedonsiirto. Vaikka sosiaalisen median eri sovelluksissa löytyykin käyttöteknisiä eroavaisuuksia, toteuttavat ne kaikki samaa tehtävää tiimin toiminnassa.

 

Kokeilin tehtävänannon mukaisesti jotain itselleni uutta tietokonepohjaista tiedonsiirtotapaa; Skypeä kuvan kanssa. Skypessä keskustellessani tuli väistämättäkin mieleeni myös sen arveluttava puoli. Kun puhutaan videopuhelusta, puhutaan myös puhe ja esiintymistekniikasta. Monia asia voi jäädä huomiotta tai saada turhaa huomiota, riippuen siitä kuka sen esittää, ja miten. Virtuaalitiimien vahvuus on kerätä asiantuntijat samaan foorumiin. Mutta asiantuntijuus ja esiintymistaito eivät läheskään aina tule samassa paketissa…

   

Avoimen organisaation toimivuuten vaikuttavat esim; onnistunnut viestintä, organisaation rakenne ja sen toimiala. Organisaation rakenteeseen taasen vaikuttavat ehkä näitäkin enemmän organisaation fyysinen ikä ja henkilöstön ikäjakauma, koska suomalaisen johtamiskulttuurin historiallisena takaumanahan kummittelee edelleen asevelvollisuus. Sieltä ammennettuihin hierarkisen johtamisjärjestelmän perusperiaatteisiin kun eivät avoimuus ja kaksisuuntainen veistintä juuri ole kuuluneet. Puhuttaessa avoimuudesta, voidaankin melkein siis puhua sukupolvenvaihdoksesta ja Kekkosmaisen johtamisajattelun siirtymisestä historiaan.
 

Lukiessani eri blogeja aiheesta "sosiaalinen media", löysin kuin löysinkin niistä sen punaisen langan. Tässä tapauksessa väittäisin, että se on viestintä. Varsinkin kun puhutaan avoimuudesta, ja etenkin kun puhutaan avoimuudesta erilaisissa organisaatioissa ja työyhteisöissä. Jotta avoimuus niissä toteutuisi, täytyy viestinnän tapahtua sellaisissa muodoissa ja kanavilla joita ei voi ymmärtää väärin. Esimerkki: yrityksen henkilöstöjohtaja kirjoittaa henkilökohtaista blogia jossa hän viittaa kokemuksiinsa omasta työstään. Pitäisikö tässä tapauksessa henkilöstön lukea sitä, ja voiko hän niin olettaa? Ja miten lukijan sitä pitäisi tulkita? Väitän että sosiaalisessa mediassa kikkailusta on jossain määrin tullut aikakauden vaatima "tuote". Ja niiden luoma avoimuus on uhrattu markkinionnin alttarille.

Mika Kamensky toteaa kirjassaan (Strateginen johtaminen, menestyksen timantti) seuraavasti: "Ihmisten henkilökohtaiset kokemukset määrittelevät sen, millä tavalla strategia ymmärretään. Siksi strategia on viestittävä eri tavalla eri kohderyhmille, vaikkei itse strategian sisältö saakaan muuttua." Eli voisiko tämän vapaasti tulkita, että avoimuus ja sen saavuttaminen vaatii esimieheltä ihmistuntemusta, ehkä jopa jonkinlaista tunneälyä..

Avoimuus ja rehellisyys kulkevat käsi kädessä. Kaikki viestinnän keinot ovat vain työkaluja, ne eivätkä itseisarvona tarkoita tai luo avoimuutta. Avoimuuden kansanomainen määritelmä kaikessa yksinkertaisuudessaan voisi hyvinkin olla seuraava: kerrotaan asioista rehellisesti niiden oikeilla nimillä.

 

 

 

1. Valitsin blogilleni alustan vuodatus täysin nimen perusteella, koska termi "vuodatus" vastaa melko hyvin käsitystäni bloggaamisesta. Blogilla käsitteenä on varmasti paljon erilaisia määritelmiä, mutta itse koen sen globaalin tietoyhteiskunnan lukijan suoraksi linjaksi. Ihminen voi vapaasti perustaa ja päivittää omaa blogiaan sosiaalisesta asemasta, ammatista tai kulttuuritaustastaan riippumatta. Kansanomaisesti sanottuna, kuka tahansa voi siis halutessaan oksentaa sanottavansa blogiinsa koko maailman luettavaksi. Mielestäni bloggaamista voisikin kärjistetysti kuvata vapaan journalismin huipentumaksi. Meissä kaikissa elää pieni Matti-Esko Hytönen.
2. Blogi eroaa muista some-kanavista käyttöominaisuuksiltaan ja käyttötarkoitukseltaan. Blogeja ei ole tarkoitettu välittömäksi viestinnän keinoksi tai treffipalstoiksi. Blogit ovat pääsääntöisesti mielipiteiden, tiedon ja ajatusten julkaisua varten. Vaikka toki bloginkin välityksellä voi omaa sosiaalista verkostoaan kasvattaa. Bloggauksesta on syystä tai toisesta muodostunut enemmän tietopainotteinen some-kanava, verrattuna vaikka esimerkiksi Facebookkiin.
3. Johtamisviestinnässä bloggaaminen on sekä työkalu, että rasite. Esimiesasemassa toimivan henkilön blogi voi toimia reittinä jota kautta voi välittää tietoa ja lisätä omaa tunnettavuutta. Tätä kautta sekä koko henkilöstö, että kaikki sidosryhmät voivat saada oleellista ja reaaliaikaista informaatiota. Blogin käyttötarkoitus,tiheys ja sisältö täytyy kuitenkin olla tarkoin harkittua. Monessa työssä ja organisaatiossa tiedon tulva on jo ennestään valtaisa. Tällöin esim. toimitusjohtajan blogi ei ole tervetullut lisä. Varsinkaan jos sen sisältö rönsyilee muutakin kuin suoranaisia työasioita. Muistetaanko johtaja blogistaan vai jämäkästä käden puristuksesta...
4. Itse voisin kuvitella hyödyntäväni blogia esimiestyössä epävirallisena tiedotus- ja mielipidekanavana. Mutta en missään tapauksessa velvoittaisi ketään sitä seuraamaan, tai kommentoimaan. Ja en todellakaan toteuttaisi sitä videomuodossa. Suomalaisessa työelämässä on oman kokemukseni mukaan jo valmiiksi kuilu työntekijöiden ja organisaatioiden johdon välillä aivan riittävän suuri. Jos tulevaisuudessa on mahdollisuus valita, vietän aikani mieluummin henkilökunnan ruokalassa, kuin työhuoneessa blogia kirjoittamassa. On totta että kaikki some-kanavat ovat käytökelpoisia työvälineitä ja ne sekä helpottavat, että nopeuttavat tiedon siirtoa. Itse uskon kuitenkin henkilökohtaiseen kontaktiin. Some-kanavat ovat vasta toiseksi paras vaihtoehto, ja mielestäni niiden tarkoitus on vain "pönkittää" esimiestyön onnistumista. Vahvasti kärjistäen, "ihmisiä johdetaan ihmisten luona".  

 

Onnittelut uudesta blogistasi!

Tämä on esimerkkiartikkeli. Uutta sisältöä voit luoda blogin hallinnan kautta. Voit poistaa tämän artikkelin artikkeliarkiston kautta.